Intervjuusari ürituskorralduse asjatundjatega. 3. osa: osalejate tähelepanu hoidmine ja muud nipid

Virtuaalürituste (veebipõhised, videoülekandega üritused) korraldamise asjatundjad Leho Valmas (Global Productions Estonia), Lehari Kaustel (Global Virtual Solutions, Royal Experience), Taavi Puuorg (Frank Events) ja Neeme Kari (HYPE) avaldavad oma mõtted ja nipid virtuaalüritusel osaleja meele lahutamiseks ja tähelepanu hoidmiseks.

Neeme Kari: Hästi erinev erinevatel konverentsidel. Sõltub väga paljudest asjadest – köitev sisu, tellija ootused, traditsioonid, konverentsi eesmärk jne. Meie soovitus on olnud mitte üle viie tunni päevas.

Taavi Puuorg: Jube keeruline öelda. Sõltub jällegi paljustki ürituse eesmärgist. Konverentse ja töötubasid tehakse kahepäevaseid, samuti ka ühe tööpäeva pikkuseid. Valdavalt on enamus töötubasid ja seminare jäänud 3–5 tunni vahemikku. Meelelahutuslikul üritusel võiks olla ajaline piir tund aega ning selle ülesehitus peab väga hoolikalt olema väljamõeldud.

Leho Valmas: Virtuaalne sündmus ei tohiks ühe päeva jooksul kesta rohkem, kui 4 tundi. Sobivaim aeg on päeva esimene pool. Klassikaliselt kell 10.00–14.00.

Lehari Kaustel: Oluline on hoolikalt läbi mõelda, kuidas soovitud sisu jõuaks sihtrühmani. Virtuaalsete ürituste puhul ei ole ajalisi piire. Sündmus võib kesta kas tund, päevi järjest või regulaarselt kogu aasta vältel. Igale sündmusele on oluline eriline lähenemine vastavalt sõnumile ja elamusele, mida soovitakse kuulajatele pakkuda, olgu see siis 30-minutiline tseremoonia, 3-tunnine konverents või 24-tunnine meelelahutus-show.

LK: Inimene jaksab süvenenult ja aktiivselt jälgida ühte teemat umbes poolteist tundi, olgu see siis füüsiline sündmus või arvuti ees istudes. Õnneks pakub virtuaalne maailm väga palju erinevaid võimalusi aju stimuleerimiseks ja pauside sisustamiseks – need tuleb kõik programmi sisse planeerida ja kuulajaid suunata neid täitma. Püüame võtta eesmärgiks planeerida sündmuse kulg nagu see oleks telesaade, mida oleks põnev vaadata – nii sisult kui visuaalilt.

TP: Sõltuvalt formaadist. Meelelahutuslikku sisuga aktiivset programmi umbes 1,5–2 tundi. Seminaripäeva võib kuulata ka 8 tundi. Üldjuhul soovitame tunniga hakkama saada, kui on piisavalt sisu.

LV: Soovitame klientidele sessioonid planeerida klassikalise koolitunni ehk 45 minuti pikkuseks.

Vaatajad soovivad end korraks värskenda, külastada tualetti, sirutada jne. Ühe osana ei ole mõistlik osalejaid ekraani ees hoida rohkem kui 120 minutit. Peale seda aega väheneb oluliselt info vastuvõtmise ja analüüsimise võime.

NK: Erinevad teadlased väidavad erinevalt. Saame hinnata oma kogemuse põhjal. Palju sõltub ekraanilt nähtava materjali või esineja atraktiivsusest. Täpne aeg kõigub 15 minuti ja 1,5 tunni vahel. Oleme jõudnud kombinatsioonini, et mõistlik on teha üks ettekanne kuni 25 minutit (seejärel väike paus ja/või kaasamistegevus).

LV: Iga tunni sees võiks olla 45 minutit olulist omandatavat infot ja 10–15 minutit kergemat sisu. Olgu see näiteks mõni võimlemis- või hingamisharjutus, minikontsert, foto- või filmimeenutus või mõttemäng. Lõunasöögini on info vastuvõtmise võime maksimaalne. Kohvipauside ajal sobib näitamiseks meenutused eelnevatest sündmustest vms. Konverentsi lõpus soovitame osavõtjatel ette võtta jalutuskäik looduses või muu aktiivne tegevus.

TP: Virtuaalse meelelahutuse pakkumisel tuleks arvestada esmalt seda kes on publikuks. Kui tegu on inimestega, kes tulevad erinevate aktsioonidega kaasa, siis annab mänguruumi ideede teostamisele tublisti juurde. Näiteks mõni pisem koolitus, ühistreening või venitusharjutused, mõni praktiline mäng või kontsert ühislaulmisega. Hea moment oleks alati peale lõunasööki rahvas uuesti “käima” saada. Kõhud on täis, tähelepanu kadunud, nüüd oleks vaja neid uuesti kaasama hakata. Muidugi on alati ka päeva hea alustada mõne aktsiooniga, nii annab see juba pisut aimu, et tegu pole tavapärase ja kuiva koosoleku või seminariga, vaid kuulajatele soovitakse pakkuda lisaväärtust ja nende nimel pingutatakse.

LK: Enamus meelelahutusest, mida me tarbime, on olnud virtuaalne juba kaua. Nüüd on võimalus see väga lihtsalt siduda ka virtuaalsündmustega. Võimalik on pakkuda erinevaid kontserte nii minevikust kui olevikust, erinevaid mänge, team building ülesandeid, kiireid küsitlusi, jututubasid ja palju muud. Kõike seda saab sujuvalt omavahel siduda terve konverentsipäeva vältel. Näiteks on meil paljudel üritustel kasutusel küsitluse rakendus, mis võimaldab moderaatoritel läbi nutiseadmete kiirelt ja lihtsalt publikut kaasata, esitades neile jooksvalt küsimusi, mille vastused ilmuvad koheselt. Samuti võib osalejatele põnevuse tekitamiseks näiteks tuua ühe osaleja juhuvalimiga virtuaalsele lavale.

NK: Ühtset väga selget valemit pigem ei ole. Palju sõltub rahvast, tellija ootustest jms. Osav moderaator – enamasti võtmetähtsusega on see inimene, kes hoiab virtuaalse terviku koos. Väiksemate gruppide ergutustegevused või icebreakerid (viktoriinid, nuputamismängud, kohvijooga, tähelepanumängud). Väga hästi on vastu võetud motivatsioonikõnelejaid muudest eluvaldkondadest ja väikesed õpiampsud

LK: Meenete jagamiseks võimalusi on. Näiteks kulleri või postiga. Seda saab aga nüüd teha palju paremini sihtides. Samas võiks küsida, et kuid kui paljud meist tegelikult hoolivad meenetest, mis konverentsiga kaasnevad ja kiirelt ununevad? Kõige tähtsam, mida kaasa võtta, on siiski infovahetus, tutvused ja teadmised, mida saab suurepäraselt ka läbi ekraani edastada.

NK: Meenete osakaal konverentsil on igal juhul languses (juba enne COVID-probleemi). Seda ennekõike keskkonnasäästlikkuse põhimõtetest lähtuvalt. Samas on võimalik saata meenete pakid reaalselt osalejatele kulleriga. Pigem on meened aga aina vähem populaarsed, kui neid kinkida, peaks siis igal esemel olema oma lugu (näiteks propageerima organisatsiooni väärtust või kohalikku toodangut).

TP: Jah, meeneid ja vahendeid workshopi tegemiseks jagatakse päev enne osalejatele kätte (kullerteenusega). Samamoodi on populaarne viia auhinnad otse koju kätte koos võttemeeskonnaga, kes emotsiooni püüab.

LV: Järjest enam kasutatakse võimalust saata kulleritega virtuaalsündmusest osavõtjatele toidupakk, infomaterjal, tootenäidis ja kingitus toimumise päevaks kas koju või kontorisse.

NK: Virtuaalne ei asenda kuidagi lõplikult päris maailma. Virtuaalsus siiski aitab meid hädast välja. VR annab ühe sammu lähemale. Virtuaalsuse väsimus ja reaalse maailma puudumine avaldub ka riiklikul tasandil ja diplomaatias (diplomaatias on 90% veenmiskunst, millest suur osa toimub väljaspool ametlikke kohtumisi, mis virtuaalselt on pigem väga keeruline).

LV: On lugematu valik erinevaid jututubade, foorumite või Q/A tehnilisi lahendusi. Need on otseses seoses kliendi spetsiifika ning seniste kogemustega.

LK: Füüsilisel sündmusel on palju plusse. Tegelikkuses toimub suur osa meie suhtlusest läbi interneti juba pikka aega. Virtuaallahendused võimaldavad palju erinevaid viise, kuidas suhelda nii oma ala inimestega kui ka tutvuda teiste alade spetsialistidega üle kogu maailma. Selleks on väga tõhusaid platvorme. Näiteks kohtusid eelmise aasta detsembris Jõuluvanade kongressil kokku üle 8000 jõuluvana, kellel muidu ei oleks jätkunud nii kiirel ajal aega, et kolleegidega suhteid luua. Sündmuse tulemusena sündis palju uusi suhtlusvõrgustikke.

TP: Esmalt on kindlasti konkreetset põhjust vaja, miks üritus luua. Teisalt peab see üritus vastama probleemile ja andma lahendusi. Ning kolmandaks on vaja osalejatel anda aega üksteisega suhelda, kogemusi vahetada. Selleks tasuks luua eraldi virtuaalsed workshopid ehk töötoad, mida paljud ülekande platvormid teha suudavad. Kuid taaskord tuleb meeles pidada ja arvestada sellega, et läbiviija oleks kogemustega või kaasaks kogemustega partnereid.

Intervjuusari jätkub. Sarja viimases osas tuleb juttu ürituste virtuaalsest keskkonnast ning asjatundjad avaldavad, kuidas 2020. aasta nende eludele ja väärtustele mõjus.

Lisainfo:

Meeli Jaaksoo

Äriturismi juht, Visit Tallinn